গুগল ড্রাইভ ব্যবহার করার সহজ কিছু নিয়ম এবং কেনো প্রয়োজন?

গুগল ড্রাইভ কাকে বলে?

গুগল ড্রাইভ (google Drive) হলো গুগলের তৈরি একটি ক্লাউড স্টোরেজ পরিষেবা। এটি ২৪ শে এপ্রিল ২০১২ তে তার পদযাত্রা শুরু করে। গুগল ড্রাইভ (google Drive) ব্যবহারকারীরা বড় বড় ফাইল এখানে স্টোরেজ করতে পারে, শেয়ার করতে পারে।

এছাড়া গুগল ড্রাইভ অ্যাপ্লিকেশন আপনার উইন্ডোজ বা ম্যাক কম্পিউটার, এন্ড্রয়েড, আইওএস এবং ট্যাবলেট এর মাধ্যমে আপনাকে অফলাইন ভিজিটের সুবিধা ও প্রদান করে থাকে।

তবে এখানে লক্ষ্য রাখতে হবে যে আপলোড ‘Upload’ এবং ডাউনলোড ‘Download’ করার সময় অবশ্যই আপনার ডিভাইসটিতে যেন ইন্টারনেট সংযোগ চালু থাকে।

এখানে Google Docs, Google Sheets, এবং ‘Google Slides’ এর অন্তর্ভুক্তি করা হয়েছে। যার মাধ্যমে আপনি যেকোনো জায়গায় মুহূর্তেই আপনার গুরুত্বপূর্ণ  ডকুমেন্ট, স্প্রেডশীট, প্রেজেন্টেশন, ড্রইং ইত্যাদি, অফিসের কাজ গুলো দ্রুততর সময়ের মধ্যে সম্পাদনা করে নিতে পারবেন।

এছাড়া নিত্যদিনের picture, Documents, App, Video আমরা গুগল ড্রাইভে আপলোড করে রাখতে পারি, যাতে আর হারানোর ভয় ও থাকে না।  যদি এগুলো আপনার ফোন থেকে ডিলেট হয়ে যায় তবু আপনি তা পরবর্তীতে ড্রাইভ থেকে ডাউনলোড করে নিতে পারবেন।

গুগল ড্রাইভ (google Drive) আপনাকে শুরুতে Google one এর মাধ্যমে ১৫ জিবি ফ্রি স্টোরেজ দিয়ে দিবে। এছাড়া Google one থেকে প্রয়োজনে ১০০জিবি ২০০জিবি কিংবা তারও বেশি আপনি কিনে নিতে পারবেন যতটুকু স্টোরেজ আপনার প্রয়োজন। এছাড়া এখান থেকে যে কোন ধরনের ফাইল আপনি ব্যক্তিগত ভাবে ব্যবহার করতে পারবেন এবং চাইলে বন্ধুদের সাথে শেয়ার করতে পারবেন।

গুগল ড্রাইভ কিভাবে কাজ করে?

গুগল ড্রাইভ (google Drive) এর কাজ দেখানোর আগে আমি আপনাদের বলে নিই যে, আপনি যদি গুগল ড্রাইভ ব্যবহার করতে চান, আপনার অবশ্যই  একটি জিমেইল একাউন্ট থাকতে হবে। আর সেই একাউন্ট দিয়ে গুগল ড্রাইভে সাইন ইন করে নিতে হবে।

আপনি যদি গুগল ড্রাইভ এ প্রবেশ করেন তবে আপনার সামনে ইন্টারফেস শো করবে।

তারপর আপনি সেখান থেকে ‘New’ বাটনে ক্লিক করার সাথে সাথে আপনার সামনে ছবির ন্যায় কিছু অপশন চলে আসবে।

তারপর আপনি যদি আপনার মন মতো ফোল্ডার তৈরি করতে চান তাহলে এখান থেকে ‘Folder’ এ ক্লিক করে আপনার ইচ্ছেমত নাম দিয়ে ফোল্ডার খুলে নিন।

এছাড়া আপনি এখান থেকে প্রয়োজনে গুগল ডকুমেন্টে ক্লিক করে আপনার কাঙ্ক্ষিত তথ্য সংরক্ষন  করে রাখতে পারেন। এবং পরে সেটি ওয়ার্ড ফাইলে কনবার্ট(Convert) করে নিতে পারেন।

কেন গুগল ড্রাইভ ব্যবহার করবেন?

বর্তমানে আমরা আমাদের কাজকে কিছুটা সহজতর ভাবে করার জন্য বিভিন্ন উপায়ে বিভিন্ন অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করে থাকি। সব গুলো অ্যাপ্লিকেশনই কি আমাদের চাহিদা মত হয়? নিশ্চয়ই না, যার ফলে কিছুদিন যাওয়ার পর সেই অ্যাপ্লিকেশন থেকে আমাদের মুখ ফিরিয়ে নিতে হয়।
কিন্তু গুগল ড্রাইভ থেকে আপনাকে মুখ ফিরিয়ে নিতে হবে না। এর উল্লেখযোগ্য চারটি কারণ আপনাকে বলব।

১। যেকোনো সময় যেকোনো জায়গায় ব্যবহার উপযোগী

গুগলের সকল অ্যাপ্লিকেশন থেকে গুগল ড্রাইভ (google Drive) তার অনন্যতা বজায় রেখেছে। আপনি বাড়িতে থাকেন, অফিসে থাকেন কিংবা আপনি যদি ট্যুরে ও থাকেন না কেন। আপনি সব জায়গা থেকে গুগল ড্রাইভে প্রবেশ করে মুহূর্তে আপনার গুরুত্বপূর্ণ কাজটি সম্পাদন করে ফেলতে পারেন।

তবে খেয়াল রাখুন আপনার প্রয়োজনীয় ডেটা, ফাইল, ছবি বা ভিডিও গুগল ড্রাইভে আপলোড করেছেন তো? যদি করে থাকেন তাহলে সময় আর স্থান আপনার জন্য কোন বিষয় নয়।

২। আপলোড এবং ফাইল শেয়ারিং

গুগল ড্রাইভের সবচেয়ে বড় বিষয়টি হলো, ফাইল শেয়ারিং। আপনি যদি আপনার গুগল ড্রাইভে ছবি ভিডিও বা যেকোনো ফোল্ডার আপলোড করেন, তাহলে পরবর্তীতে তা আপনার বন্ধু, পরিবারের সাথে শেয়ার করতে পারবেন।

এক্ষেত্রে যাকে আপনি শেয়ার করতে চাইছেন তার যদি গুগল একাউন্ট না ও থাকে তবু সে তা দেখতে পারবে। আরো একটি চমৎকার বিষয় হলো আপনি গুগল ড্রাইভ ব্যবহার করে যদি ডকুমেন্ট বা স্প্রেডশীট এডিট করেন তা আপনার টাইপিং এর সাথে সাথে অটো সেভ করে নিবে। ফলে আপনার কষ্ট বিফলে যাওয়ার ও কোন সুযোগ নেই।

৩। একাধিক অপারেটিং সিস্টেমে ব্যবহার যোগ্য

ধরুন আপনার বাড়িতে ম্যাক, অফিসে উইন্ডো্জ, আর সাথে এন্ড্রয়েড, তখন কি করবেন? সব গুলোতে আলাদা আলাদা করে আপলোড করতে হবে তাই না?
মোটেই না। আপনি আপনার যেকোনো একটি ডিভাইসে আপলোড করে নিন। আর সকল ডিভাইসে নিশ্চিন্তে অপারেটিং করুন। তবে একটা বিষয় লক্ষ্য রাখবেন যাতে সব ডিভাইসে একই জিমেইল দিয়ে লগইন করা থাকে।

৪।গুগল ড্রাইভের নিরাপত্তা

গুগল ড্রাইভের মাধ্যমে আপনি আপনার ফাইল শেয়ার করার মানে এই নয় যে, আপনার ড্রাইভের সকল ফাইল শেয়ার করা বন্ধুটি দেখতে ও সম্পাদনা করতে পারবে।

সে শুধু সেগুলোই সম্পাদনা করতে পারবে যেগুলো আপনি তাকে সম্পাদনা করার জন্য শেয়ার করেছেন। আর কোন ফাইলের হস্তক্ষেপ সে করতে পারবে না।

কিভাবে পিসি ও ফোনের অটো ব্যকআপ কনফিগারেশন চালু করবেন?

এমন হলে কেমন হয়, ধরুন আপনার একটি গুরুত্বপূর্ণ ফোল্ডার রয়েছে যেখানে আপনি সব কাজ সেভ করে রাখেন। কিন্তু আপনার এমন ভয় রয়েছে যে ফোল্ডারটি যেকোনো সময়ে ডিলেট হয়ে যেতে পারে। কিংবা আপনার ডিভাইস টি হারিয়ে ও যেতে পারে।
এই অবস্থায় আপনার মাথায় একটা বুদ্ধি কাজ করবে যে, প্রতিবার কাজ শেষ করব আর আপলোড করব! তাই না?

সেই চিন্তা থেকে বের হয়ে আসুন। এই অ্যাপ ডাউনলোড করে নিন আর কাঙ্ক্ষিত ফোলডারটিকে অটোম্যাটিক ব্যাকআপ সেট করে দিন। ব্যাস হয়ে গেল আর বারবার কাজ শেষে আপলোড করার ধকল পোহাতে হবে না। সেই কাজ গুগল ড্রাইভ সিংক অ্যাপ্লিকেশনই করে দিবে।